Primeros pasos
Una hoja de cálculo es una tabla con unas celdas. Para hacer referencia a una celda hay que identificarla por la letra de la columna y el número de la fila, p.e.
C2 hace referencia a la
celda que
está en la intersección de la tercera columna y la
segunda fila. Para hacer referencia a todas las celdas de un
área rectangular, se indican la primera y la última
celdas separadas por dos puntos, p.e. B2:C6. A este conjunto de celdas se le llama rango.
Dentro de cada celda se pueden tener alguno de los siguientes tipos de datos:
- Texto
- Valores numéricos
- Fórmulas
Una fórmula es una expresión que empieza con el signo
= y contiene operadores, funciones, valores literales
numéricos
o textuales o referencias a otras celdas para orealizar operaciones con su contenido. Son ejemplos de fórmulas:| Fórmula | Notas |
|---|---|
=B5 |
B5 |
=A1+A2-A3 |
Suma los valores
numéricos de las celdas A1 y A2 y
resta el valor numérico
de la celda A3 |
=(2*B3)/B4 |
El asterisco es el operador de multiplicación y la barra inclinada el operador de división |
=SUMA(D5:D10) |
Suma los valores
numéricos de todas las celdas desde D5 a D10,
ambas inclusive |
SUMA es una función. Para conocer todas las
funciones
disponibles consulta el tema de ayuda Lista de categorías
y
funciones en la página inicial de ayuda. También
puedes
usar el piloto automático de fórmulas para seleccionarlas
(menú Insertar->Función).Actividad
Para que te hagas una idea práctica de cómo funciona una hoja de cálculo:- Descarga el documento calc-01.ods y guárdalo en tu carpeta personal.
- Ábrelo. Verás que se trata de las cuentas de un Departamento de Lengua Inglesa ficticio correspondientes al año 2003.
- Introduce las fórmulas para el cálculo del saldo:
- En la celda E5 escribe la fórmula =C5+D5.
- En la celda E6 escribe la fórmula =E5+C6-D6.
- Selecciona las celdas E6:E11 y ejecuta Editar->Rellenar->Abajo: con este proceso se copia la fórmula de la celda E6 en las celdas inferiores ajustándose las referencias de las celdas. Sería como indicar al programa que debe sumar la casilla de arriba con la celda de la izquierda y restar lo que haya dos celdas a la izquierda (recuerda este proceso para usarlo más adelante).
- Por último, formatea las celdas de las columnas C, D y E con formato de moneda:
- Pulsa sobre el encabezamiento de la columna C y arrastra el puntero del ratón hasta la columna E.
- Selecciona Formato->Celda para abrir el cuadro de diálogo Formateado de celdas.
- En la ficha Números selecciona Categoría Moneda y pulsa Aceptar.
La hoja de cálculo Calc
Este capítulo no pretende ser un completo manual del uso de la hoja de cálculo. Veremos en cambio únicamente un ejemplo con el propósito de que el lector sea capaz de generalizar las técnicas empleadas y hacer uso de la ayuda del programa para ampliar sus conocimientos.
Para ejecutar Calc vaya a Aplicaciones -> Oficina ->OpenOffice.org Hojas de Cálculo o bien desde cualquiera de las aplicaciones del paquete seleccione Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo.
Supongamos que deseamos otorgar un 20% a las dos primeras actividades y un 60% para la tercera, obteniendo así la primera calificación parcial.
Nos situamos en la primera celda bajo la columna Parcial 1, en este caso la E3 e invocamos al asistente de fórmulas, mediante Insertar -> Función, pulsando Ctrl+F2 o escribiendo directamente la expresión en la barra de funciones.
os aparece entonces la ventana principal de la aplicación, con el estilo habitual de distribución de herramientas de OpenOffice.org. Lo más llamativo es que el espacio de trabajo no es una página en blanco, como estábamos acostumbrados, sino una inmensa tabla dividida en filas y columnas. Cada una de las casillas que se forman en la intersección de columnas con filas se conoce con el nombre de celda. Cada celda tiene una dirección que resulta de combinar la letra de la columna con el número de la fila. Así a la primera celda empezando por la izquierda nos referiremos con el nombre "celda A1". Crearemos una hoja de cálculo muy sencilla como ejemplo que nos sirva para acercarnos a las posibilidades de esta aplicación.
Finalmente, la última columna será una media aritmética normal entre ambos parciales, en consecuencia, la expresión será =PROMEDIO(E3;H3). De manera análoga, arrastraremos esta expresión a lo largo de todas las celdas de la columna como indicamos anteriormente.
Un ejemplo paso a paso
Pulsamos sobre la primera celda y tecleamos "Plantilla de calificaciones", a modo de título para nuestra tabla. Escribimos los nombres en la primera columna, a partir de la tercera fila y titulamos las columnas adecuadamente dependiendo de la cantidad de elementos a valorar que tengamos para cada alumno. En el ejemplo, hemos decidido que la primera calificación parcial se obtuviese a partir de 3 actividades intermedias, con diferentes pesos en la nota, mientras que la segunda parcial consta de dos actividades que pesarán también de forma distinta. Finalmente, establecemos una columna que totalice las calificaciones.
Supongamos que deseamos otorgar un 20% a las dos primeras actividades y un 60% para la tercera, obteniendo así la primera calificación parcial.
Nos situamos en la primera celda bajo la columna Parcial 1, en este caso la E3 e invocamos al asistente de fórmulas, mediante Insertar -> Función, pulsando Ctrl+F2 o escribiendo directamente la expresión en la barra de funciones.
En este caso, la expresión resultante es =SUMA(B3*0,2;C3*0,2;D3*0,6) puesto que habíamos decidido otorgar esos "pesos" para cada una de las actividades.
Una vez establecida la fórmula para la casilla E3, la seleccionamos y apreciaremos un punto negro en la parte inferior derecha del la celda. Pulsamos sobre este punto y, sin soltar, arrastramos hasta la celda E22 que corresponde con la entrada de nuestro último alumno. Esta acción provocará que se produzca un "copiado inteligente" de la expresión, dado que el programa entenderá que cada una de las celdas se obtendrá mediante la fórmula indicada pero tomando como referencia las tres celdas precedentes de la fila correspondiente.
Repetimos el procedimiento para la columna Parcial 2, estableciendo ahora como pesos el 30% para la Actividad 21 y el 70% para la Actividad 22, por lo tanto la expresión quedaría como =SUMA(F3*0,3;G3*0,7).
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